Απελευθερώστε το προσωπικό σας από επαναλαμβανόμενες εργασίες
Όταν μια εταιρεία είναι πιστοποιημένη κατά ένα Σύστημα Διαχείρισης (όπως το ISO 9001, ISO 22000, ISO 27001 κ.α.), ένα ανεξάρτητο τρίτο μέρος (Φορέας Πιστοποίησης) επιβεβαιώνει ότι η εταιρεία διαχειρίζεται με συγκεκριμένο τρόπο συγκεκριμένες εργασίες. Για να το επιβεβαιώσει αυτό, ελέγχει τα αρχεία της εταιρείας. Τα αρχεία αυτά μπορεί να συμπεριλαμβάνουν
- γραπτή τεκμηρίωση διαδικασιών (ανασκόπηση από διοίκηση, οργάνωση και έλεγχος εγγράφων, στόχοι ποιότητας κ.α.)
- φόρμες και έντυπα (παράπονο πελάτη, αξιολόγηση προμηθευτή, ερωτηματολόγιο ικανοποίησης πελάτη κ.α.)
- εργασίες που πρέπει να διεξαχθούν τεκμηριωμένα (ανασκόπηση από τη διοίκηση, διορθωτικές/προληπτικές ενέργειες, συντήρηση υποδομών κ.α.).
Για όλες αυτές τις εργασίες δεν υπάρχουν εφαρμογές στον υπολογιστή και η οργάνωση τους καταλήγει σε εκτυπώσεις, αντίγραφα, υπογραφές και αρχειοθέτηση, που καταναλώνουν πολύτιμο χρόνο και ποσότητες χαρτιού.
Με τα προϊόντα της ErgoQ, αυτά είναι παρελθόν.
Η τεκμηρίωση των διαδικασιών:
- είναι ηλεκτρονική
- συνεχώς διαθέσιμη on-line
- ηλεκτρονικά εγκεκριμένη
- η φόρμες είναι ηλεκτρονικές
- ο υπολογιστής αναλαμβάνει να προωθήσει εργασίες στο κατάλληλο άτομο αυτόματα και πάντα τεκμηριωμένα, χωρίς ούτε μία εκτύπωση.
Το σύστημα είναι πάντα σωστά αρχειοθετημένο και συνεχώς διαθέσιμο για επιθεώρηση. Παράλληλα, μπορούν να ενσωματωθούν και ειδικές εφαρμογές για κάθε επιχείρηση ή οργανισμό που καλύπτουν ιδιαίτερες ανάγκες (ενδεικτικά: εγκρίσεις δαπανών και αδειών, διαχείριση προσφορών, ιχνηλασημότητα, service κ.α.).
Το αποτέλεσμα είναι ότι ενώ ένα Σύστημα Διαχείρισης μπορεί να χρειάζεται έως και μία ανθρωποεβδομάδα το μήνα απλά και μόνο για τη συντήρηση του (αρχειοθέτηση, φάκελοι, αντίγραφα κλπ), με την Αυτοματοποίηση Συστημάτων Διαχείρισης που παρέχει η ErgoQ, ο χρόνος αυτός μπορεί να μειωθεί στη μία ανθρωποημέρα.
Η εταιρεία σας, σε συνεργασία με τον Σύμβουλο της ErgoQ θα προχωρήσει στη δοκιμαστική εφαρμογή του συστήματος. Κατά τη δοκιμαστική εφαρμογή ο Σύμβουλος θα επιβλέπει την καλή λειτουργία του συστήματος, ελέγχοντας για τυχόν αποκλίσεις και αστοχίες, όπου και θα παρέμβει άμεσα για να εξασφαλισθεί η καλή λειτουργία του.
Η Αυτοματοποίηση Συστημάτων Διαχείρισης ErgoQPM περιλαμβάνει διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης, ενώ δεν υπάρχει περιορισμός και χρέωση του λογισμικού με βάση τον αριθμό των χρηστών.